(Technikai) beállás

Ahogyan egy koncert előtt alaposan előkészítenek mindent a techikusok, úgy nekünk is érdemes ellenőriznünk a gépünket fontos online megbeszélések előtt. Nézzük meg, hogy minden kábel rendesen csatlakozik-e, működik-e a kameránk és a mikrofonunk. A bevezetőben említett malőr elkerülése érdekében érdemes az adott program beállításait is csekkolni, mielőtt elkezdődne a megbeszélés. Az előző napi belsős meetingen még vicces volt egy űrhajóból, vagy Monica és Chandler nappalijából bejelentkezni, de az ügyfeles egyeztetésen már korántsem biztos, hogy értékelik a humorunkat. Ha esetleg családtagjaink is hozzáférhetnek a gépünkhöz, akkor pláne ajánlott minden beállítást ellenőrizni.

Tiszta asztal, rendes munkatárs

Ügyeljünk arra is, hogy milyen fényben, szögből és kivágásban látnak minket beszélgető partnereink. Igyekezzünk olyan helyre ülni, ahol jól meg vagyunk világítva, látszik az arcunk, de az erős fényt is kerüljük, különben teljesen „kiégve” látnak minket, azaz egy világos beszélő folt leszünk a képernyőjükön. Ellenőrizzük azt is, hogy nem látható-e körülöttünk ordenáré nagy rendetlenség. Szakértők szerint a letisztultabb, ingerszegényebb, vagy professzionalitást sugalló háttér, például egy könyvespolc lehet a legjobb (persze szépen elrendezett, nem hanyagul összedobált kötetekkel). De a program által felkínált egyszerűbb, semlegesebb hátterek közül is válogathatunk, ha semennyire nem szeretnénk bepillantást nyújtani otthonunk egyik szegletébe sem. Tanácsos a fontos dokumentumokat, jegyzeteket, tollat és némi folyadékot előkészíteni, hogy ne a megbeszélés közben pattanjunk fel azért, ami nincsen a kezünk ügyében. Nem egy videót láthattunk már arról, hogy a felül makulátlan ruhában megjelenő személy egy rossz mozdulatnak, vagy egy háttérben elfeledett tükörnek köszönhetően megvillantotta alsóneműjét, ezért érdemes külön figyelmet fordítani öltözékünkre is, hogy ne kerüljünk kínos helyzetbe.

Virtuális etikett

Már lassan egy éve bonyolítjuk megbeszéléseink nagy részét a virtuális térben, de még mindig sokan nem tudják, mi illendő, s mi nem. Ilyen például a mikrofon használata. Alapesetben javasolt, hogy legyünk lenémítva, és akkor szólaljunk meg, ha jeleztük azt, vagy felszólítottak minket. Irtó zavaró tud lenni, ha valaki nincs lenémítva, és jobban halljuk az ő motoszkálását, esetleg nem várt vendégként kis kedvencének ugatását, nyávogását, mint aki éppen beszél. A kamera is igen sarkalatos pont. Bármennyire is nehéz nem saját magunkat figyelni meeting közben, próbáljunk meg a kamerába nézni, hogy a többieknek meglegyen az az érzése, hogy tartjuk a szemkontaktust.

Alap udvariasságok

A virtuális térben sem megengedett a késés, amennyiben lehetőségünk van rá, lépjünk be előbb az adott felületre, így az esetleges technikai gubancok elhárítására is marad időnk. Ha mégis késnénk, arról tájékoztassuk időben partnereinket. Javasolt a megbeszélést ebben az esetben is kis udvarias csevegéssel felvezetni. Ahogyan egy tárgyalóteremben sem állunk neki nassolni, úgy online meeting közben sem javasolt enni, és a telefonunkkal se kezdjünk el babrálni.

Felkészülni váratlan helyzetekre

Becsönget a futár, a macskánk a háttérben ellopja a show-t, a kutyánkra pont meeting közben jön rá a vonyíthatnék, vagy a családtagjaink őrülnek meg éppen akkor, amikor nekünk fontos megbeszélésünk van. Számos váratlan helyzetet produkálhat az élet, amióta javarészt home office-ban dolgozunk, így nem árt ezekre – amennyire csak lehet – felkészülni. Igyekezzünk már a megbeszélés előtt megtenni minden óvintézkedést, azaz nyugodt helyre vonulni, lefoglalni a családot, a kutyát, a macskát. Ha viszont beüt a krach, akkor talán a legjobb megoldás, ha gyorsan kikapcsoljuk a kamerát és a mikrofont (ha valamiért aktív volt) és üzenetben jelezzük, hogy mi történt, a többiek türelmét kérve.

Forrás:

https://budapestlab.hu/index.php/etikett-checklista-a-megnyero-online-meeting-jelenlethez/