A jegyzetelés – főleg megbeszéléseken – triviálisnak tűnik, de mégsem mindig, mindenkinek magától értetődő. Egy megbeszélés során, ha nem jegyzeteltél megfelelően (vagy egyáltalán nem) és később realizálod, hogy elfelejtettél valamit vagy rosszul emlékszel, akkor bizony bajban vagy. Nos, persze velem is megesett és megtanultam, hogy jegyzetelni bizony az élet számos területén hasznos – de a PR iparágában ez hatványozottan igaz.

A jegyzetelés is művészet, ráadásul egy nagyon jó módszer, hogy kimutasd a másik fél iránti tiszteletet. Azt sugallod, hogy meghallgatod őket, fontosak a gondolataik és az elmondottak. Az sem mellékes, hogy minden hasznos infó egy helyen van, tehát megkönnyíted a munkádat. Egy művészeti ág, ami igazából nem egy univerzális módszeren alapul, hiszen mindenkinek meg kell találni a saját, hatékonyan működő rendszerét. Sokan szeretik használni a jól bevált jegyzetfüzetet (akár színezve), de van, aki preferálja a laptopot. Kinek mi a kényelmes és célravezető, ez a lényeg.

Kezdetnek szerintem érdemes megnézni, hogy milyen munkahelyi helyzet igényli egyáltalán a toll, papír, billentyűzet magunkhoz ragadását és hogyan is érdemes kivitelezni. Mert igazából nem minden esetben szükséges. Félreértés ne essék, a jegyzetelés fontos, de időt és energiát spórolhatunk meg a priorizálással, megfelelő helyzetfelismeréssel és különböző technikákkal. De mik is ezek?

1. A csapatmegbeszélések (legyen szó kettő vagy akár tíz emberről) az egyik leggyakoribb forma. Mivel ezek során néha cikáznak a gondolatok, a rendszerezés kulcsfontosságú. Amire oda kell mindenképpen figyelni és leírni: dátumok, határidők, számok és egyéb tények, problémák, döntések, akciótervek, kérdések és maguk a válaszok.

2. One-on-one találkozók. A jegyzetelés mutatja (beosztástól függetlenül), hogy az adott fél fontosnak tartja a találkozót és az erre szánt időt. Itt a lényeg, hogy a megfelelő egyensúly eltalálása és időnként a személyes kapcsolat sokkal fontosabb, mint minden szó rögzítése. Ha folyamatosan, mindent leírunk az zavaró lehet, sőt figyelmetlennek tűnhetünk. Továbbá szerintem a laptopot hagyjuk el. A laptop konkrétan egy fizikai falat húz, ráadásul a folyamatos klimpírozás is zavaró. Javasolt egy kisebb, szinte észrevétlen jegyzetfüzet előkészítése és a legfontosabb gondolatok papírra vetése.

3. Mindig kell egy kis brainstorming. Külső szemlélők ötletei egy kampányhoz, vad elképzelések a megvalósításban és kreatív elmék összecsapása. Az ötletek cikáznak jobbra-balra, akár többen is beszélnek párhuzamosan, disputák alakulnak ki. Neked tudnod kell, hogy számodra mi a hasznos. Nos, és emiatt fontos, hogy ilyenkor nagyon precízen, rendszerszerűen, mindezt gyorsan rögzítsük. Az ügyfélnek ez tetszene? A büdzsé engedné? Miként épül be az eddigi stratégiába? Lehet nekünk ötlik fel egy új ötlet! És még sorolhatnánk. Mivel zavaros tud lenni sok ember beszéde, és inkább ezek kötetlenebb hangulatúak megbeszélések, segítségünkre lehet Mindmapping módszere.

4. Az interjúk többfélék lehetnek. Lehet, hogy új állásokra jelentkezőkkel beszélünk, de kutatás céljából egy szakértővel is társaloghatunk. Ilyen helyzetekben az újságírói praktikák segítéségünkre lehetnek. Először is ezek az esetek mindenképpen előzetes felkészülést igényelnek: írjuk össze a kérdéseinket. Az interjú végén tekintsünk át ezeket és ha maradt ki valami, akkor még időben vagyunk lefedni ezeket. Használhatunk diktafont (bár itt figyelni kell az általános GDPR rendelkezésekre, és mindig jelezzük a beszélgetőpartner felé, hogy szeretnénk felvenni a beszélgetést!), de javasolt ugyanúgy jegyzetelni laptoppal vagy füzetben, mert a technika bármikor cserbenhagyhat és nagyon kínos úgy másik időpontot kérni, hogy jaj nem vettem fel semmit és mondja el még egyszer. Sokan arra esküsznek, hogy a jegyzetelést két részre osztják: egyrészt leírják azt, ami elhangzik, másrészt leírják azt, amit tapasztalnak az interjú alatt. Ez főként az állásinterjúk során hasznos, hogy teljes képet kapjunk a jelöltről.

5. A folyamatos tanulás a fejlődés elengedhetetlen része és ilyenkor a jegyzetelés elengedhetetlen. Az oktató jellegű találkozók – konferenciák, workshopok, továbbképzések stb. – kapcsán érdemes elővennünk az iskolai módszereinket. Az UCLA tanulmánya szerint ebben az esetben például a laptop nem ajánlott, ezért kézzel írottan hasznos jegyzetelni, befogadhatóbbá is válik az infó. Sok módszer már adott, érdemes válogatni. Az egyik leghatékonyabb módszer erre a Cornell Method.

A különböző hasznos (már részben említett) technikákról a következő részben tudhattok meg többet.