Miért bukik meg a szervezeti változást érintő projektek több mint 70%-a?

Döbbenetesen gyorsan és szinte kiszámíthatatlanul változik a világunk, a változásmenedzsment és a hatékony belső kommunikáció pedig mára a vállalatok sikerének kulcspontjává vált. Piaci előnyt jelent, ha elsőként tudunk reagálni a technológiai újításokra vagy a vállalkozói környezet megváltozására (például egy világjárvány kitörése), működésünket pedig folyamatosan alakítani és optimalizálni tudjuk a hatékonyság és profit érdekében. Akkor vajon mégis hogyan történhet meg az, hogy a szervezeti változást érintő projektek több mint 70%-a megbukik? Nos, nagyrészt a nem megfelelő kommunikáció, vagy éppenséggel a kommunikáció hiánya miatt.

Miért nem szeretjük a változást?

A Forbes-ban megjelent felmérés szerint a munkavállalók 62%-a nem szereti elhagyni a komfortzónáját. A változás pedig éppen ezzel jár, így mondhatjuk azt is, hogy a munkavállalók közel kétharmada nem fogadja kitörő örömmel azt. Meglepő? Nem. A változások ösztönösen ellenállást szülnek bennünk. Mindegy, hogy mit szeretnénk megváltoztatni a cégünkben, minden esetben lesz olyan, akit kedvezőtlenül érint az adott váltás, vagy éppen csak személyiségéből adódóan jobban fél az újdonságtól, az ismeretlentől, a megszokott sémák átrendeződésétől. Önkéntelenül törekszünk a biztonságra és a stabilitásra, az újat, ismeretlent jelentő átalakulás pedig bizonytalanságot jelent.

Vegyünk csak egy nagyon egyszerű, hétköznapi példát. A kisgyermeket nehéz rávenni, hogy megegye a számára ismeretlen ételt. Ösztönösen bizalmatlan, veszélyforrásnak érzékeli az ismeretlent, a szülő szerepe pedig az, hogy meggyőzze őt arról, hogy az adott étel nem rossz, bátran el lehet fogyasztani. És most képzeljük magunkat a munkatársunk helyébe, aki elé tálcán kínálunk egy új, idegen dolgot, majd elvárjuk tőle, hogy megegye, és még jól is essen neki. Döntésében – hogy elfogadja-e a változást vagy ellenáll – nagy szerepe van a kommunikációnak és a kommunikációval épülő/felépített bizalomnak, de, de az elfogadás még akkor sem magától értetődő, ha megfelelő bizalommal van irántunk

A változás nem egyszerű, a változáskezelés pedig elengedhetetlen

Azok a változások, amelyek felkészületlenül érnek minket, mentálisan nagyon megterhelőek tudnak lenni. Nem kell most szakkönyveket lapoznunk példáért, gondoljunk csak vissza márciusra, amikor Európát is elérte a koronavírusjárvány. Egy csapásra megváltoztatta az életünket: az irodák kiürültek, aki tehette, otthoni munkára váltott, vásárolni csak szájmaszkban, megadott időben és módon mehettünk, bizonytalanná vált a megélhetésünk, az idei terveinket pedig egy pillanat alatt kellett újragondolnunk. Nézzünk egy kicsit magunkba: hogyan hatott ez ránk?

Ha a változást mi magunk idézzük elő, általában tisztán át is látjuk az egészet. Ismerjük a célunkat, a hosszútávú víziót, látjuk a hozadékát, és hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy ez mindenki fejében így van. Ha azonban külső tényező kényszerít változásra, még több ponton elcsúszhat az elfogadás. Vezető pozíciót betöltő személyek sokszor nehezen tudják beleképzelni magukat a munkatársaik helyébe, természetesnek és magától értetődőnek veszik, hogy az a változás, amelynek szükségét megállapították, mindenki másnak is ugyanilyen egyértelmű lesz. Pedig az ellenállás, az „úgy sem lesz ebből végül semmi”, a „nekik aztán fogalmuk sincs, hogy valójában hogyan dolgozunk, ez nem fog működni” kezdetű mondatok, majd a kifogások keresése (az alkudozás fázisa), és a motiválatlanság, érdektelenségi mélypont mind részei (lehetnek) a folyamatnak. A kérdés az, hogy mit kezdünk ezekkel a kihívásokkal?

A változásmenedzsment sikere = technikai megvalósítás x elfogadás

Ez egy elég leegyszerűsített képlet, de a lényeget megragadja: ha a szorzat egyik tényezője nulla, akkor a változás sikertelen, hiszen a végeredmény is nulla.

Tudatosan tervezett változásmenedzsmenttel és jól kivitelezett kommunikációval azonban át tudjuk segíteni a munkatársakat a folyamaton. Őszinteséggel, empátiával, motiválással éreztethetjük velük, hogy a változásban is mellettük állunk, és minden tekintetben támaszkodhatnak ránk. Ez vezeti el őket az elfogadáshoz. Ha kiválasztottuk, hogy melyik változásmenedzsment modell felel meg leginkább céljaink eléréséhez, elengedhetetlen, hogy megtervezzük a kommunikációt is. Lehet jó stratégiánk, pontról pontra kidolgozott megvalósítási tervünk, de ha a kommunikációra nem fordítunk elég energiát – ahogy a szorzatból is jól látszik - jelentős „fail-faktort” hagyunk a folyamatban.

Nyílt és őszinte kommunikáció

A PMI (Project Management Institute) kutatása szerint a változások bukását 86%-ban az alábbi 4 dolog okozza:

  • nem megfelelően definiált célok (17%)
  • nem tudni, hogy mire hat a változás (17%)
  • a hatékony kommunikáció hiánya (20%)
  • gyenge projektmenedzsment (32%)

Tehát, nem a technológiai felkészültséget, a változáshoz szükséges tudást és képességeket hiányolták a válaszadók, hanem az esetek jelentős részében a kommunikációt, a megfelelő tájékoztatást. Szervezeti vagy egyéb változás során ugyanis elengedhetetlen a munkatársak előzetes és folyamatos tájékoztatása. A jó kommunikációhoz pedig megfelelő és átgondolt üzenetekre van szükség.

A munkavállalók a változás megvalósítói, mozgatórugói. Őket kell elsősorban informálnunk, motiválnunk, elkötelezetté tennünk a sikeres változásért. Ha átgondolt stratégia mentén visszük véghez az átalakítást, ha megfelelő szinten bevonjuk és tájékoztatjuk őket, sokkal nagyobb lesz az elfogadás mértéke. Még egy negatív változást is könnyebb megérteni és feldolgozni, ha érezzük, hogy a téma nem tabu, kérdezhetünk, és válaszokat is kapunk a kérdéseinkre.

A helyes változáskezelés ma már vezetői alapkövetelmény

A folyamatban a vezető szerepe, elköteleződése és példamutatása kiemelkedő fontosságú – és ebből adódóan kommunikációs stílusa is billentheti pozitív vagy negatív irányba az elfogadást. Egy mindenki számára egyértelmű üzenetek mentén felállított kommunikációs terv nagyban tud segíteni ebben (is). A csapatmegbeszélésektől kezdve, a panelbeszélgetéseken át a belső hírleveleken keresztül minden támogatni tudja, hogy a kollégákat minél inkább bevonjuk. A valódi eredmény eléréséhez ugyanis szükséges, hogy a munkatársak elfogadják, fontosnak érezzék, elősegítsék a változást, és – ami nagyon fontos – fenntartsák azt. Mit ér ugyanis ez egész, ha bevezetjük, majd egy hónap múlva visszatér minden a régi kerékvágásba?

Az elmúlt közel egy évben több ügyfelünk digitális transzformációs folyamatainak aktív részesei, támogatói vagyunk. Munkánk során sokszor tapasztaljuk, hogy magára a projektmenedzsmentre nagyon sok időt és energiát fordít a cég, a kommunikáció megtervezésére azonban már gyakran nem jut elég erő. Mi ebben, a folyamatot támogató kommunikációban vagyunk a segítségükre, mélyre ásunk, feltérképezzük a helyzetet, meghallgatjuk az érintetteket, a félelmeiket, kérdéseiket, és olyan kommunikációs megoldásokat javaslunk, amelyek segítenek abban, hogy a változásprojekt a sikeres 30%-ba tartozzon.

Ki profitál abból, ha sikeresen kommunikáljuk a változást?

A teljes vállalat. Jó változásmenedzsment és kommunikáció segítségével nemcsak sikeresen átvészelünk egy válságot, megújítjuk a működést, vagy éppen növeljük a profitot. Ennél sokkal többet kapunk: nő a cégen belüli bizalom, a munkavállalók érzik, hogy fontosak a munkáltatójuknak, a részcélokat saját sikerüknek könyvelik el, motiváltakká válnak és jelentősen nő a munkahelyük iránt érzett elköteleződésük. Azt hiszem, a jelenlegi munkapiaci helyzetben, amikor a legfontosabb, hogy a munkatársak felé empátiát mutassunk, ezek jelentős pozitív hozadékok.

Ha tetszett a bejegyzés, gyere vissza máskor is vagy kövess minket a közösségi médiában!

LinkedIn / Facebook / Instagram

www.morpho.hu