Hogyan kössünk barátságot a multitaskinggal?

Hányszor hallottam gyerekkoromban, hogy „egyszerre csak egy dolgot csinálj”... Ehhez képest projektmenedzserként általános, hogy benne vagyok valamiben, de közben csörög a telefon egy másik projekt kapcsán, kérdéssel jön a social media manager, majd a produkciós, és kapok 25 levelet 5 perc alatt, amiben 10 SOS feladat van. Sajnos a multitasking mindennapos, és roppant gyorsan kell váltani a projektek, sokszor ügyfelek között is. Ahhoz, hogy ez ne egy folyamatos stressz legyen, célszerű rendszerben gondolkodni, és bizonyos praktikákat tudatosan alkalmazni.

Legyen terved! – Készíts a hét utolsó munkanapján egy heti tervet az előrelátható feladatokkal! A segítségével hétfőn könnyedén vissza tudsz rázódni a mindennapokba és ad a napi tervednek is egy útmutatót. Ezt tudod folyamatosan frissíteni és beillesztheted a beeső feladatokat is. Ahhoz, hogy jól működjön a rendszer, mindig legyen up-to-date és becsüld meg, hogy az adott dologgal mennyi időt fogsz tölteni.

Sose tervezz 100%-kal! – Egy dolog tuti: váratlan dolog mindig lesz. Egyszerűen nem láthatod, hogy az ügyfél melyik nap írja alá a megrendelőt, pontosan mikor küldi a design csapat az átnézendő vállalati újságot stb. Jó módszer, ha kb. az időd 80%-át tervezed be. Ha nem jön semmi, akkor keresel egy új teendőt a következő napról, de ha esetleg megtalál egy váratlan telefon vagy probléma, marad egy kis plusz időd a megoldásra.

Priorizálj! – a határidők szabályozzák a projektmenedzser életét, így elengedhetetlen, hogy ezt magasfokon űzd. Kezdd mindig a „tűzoltással”, mert azt azonnal kezelni kell, illetve vedd előre a „nemszeretem” feladatokat. Minél előbb túl vagy rajta, annál hamarabb el is felejtheted, hogy volt ilyen. De a prioritás egyben motiváció is: van, amit muszáj azonnal megcsinálni. Fogadjuk el ezt, és nézzünk szembe azzal (akár beletörődve, akár higgadt nyugalommal), hogy új információ, vagyis végső soron új helyzet bármikor mindent felülírhat. Ekkor jön az újratervezés, ami annál kevésbé fájdalmas, minél jobb volt az eredeti tervünk. (Ha a priorizálásban kell egy kis segítség, olvasd el Eisenhower tanácsait.)

Naptár – priorizálni naptár nélkül lehetetlen. Jegyezd fel a legfontosabb határidőket látható helyre! Én nem tudok élni asztali naptár nélkül, de rendszeresen az outlook naptáram tetejét is ellátom címkékkel. Beírom egy-egy projekt mérföldköveinek határidejét akár emlékeztetővel, így előre látom, hogy milyen teendőket kell halaszthatatlanul elintézni.

Hétindító megbeszélés minden hét elején legyen egy belső megbeszélés, ahol egyeztethetjük, melyik projekttel honnan hová szeretnénk eljutni. Ez különösen fontos, ha a cég több csapatát érinti. Itt mindenki feltehet kérdéseket, és valószínűleg rengeteg idő megspórolható a hét folyamán. (Nem megy oda senki az asztalodhoz 5 percenként kérdéssel.) Ha olyan a téma, hogy hosszabb egyeztetést igényel, akkor külön időpont is fixálható kisebb körben.

Ha nincsen eszed, legyen noteszed! – Lehet, hogy a megbeszélésen megvan, hogy ki jegyzetel, de ha ott is leírsz fontosabb infókat, jobban rögzülnek. A saját feladataidat mindenképpen jegyezd fel, hogy ne kelljen a memóra várni. Az asztalodon is mindig legyen papír és toll. Bármikor érkezhet egy olyan telefon, ahol jegyzetelni kell. És kicsit sem ciki checklistet használni. Ha van pl. egy esemény, akkor ne utolsó pillanatban gondold végig, hogy miket kell magaddal vinned. Minden rendszeresen ismétlődő folyamat kezeléséhez készíthetsz ellenőrző listát, ahol sok apróságra kell figyelni és nagy a hibalehetőség. Pl. heti hírlevél vagy sajtóközlemény kiküldése.

Tudd, mi hol tart! - Éppen a szövegíró dolgozik egy anyagon, az SM csapat egyeztet az egyik influencerrel, a másik háromnak a videója már az ügyfélnél van jóváhagyáson, az ötödiknek még csak brief ment. Közben a grafika 15 anyagból 4-et elkészített, van olyan elem, ami briefre vár, mások az ügyfélnél vagy gyártásban stb. Mindenkinek más rendszer esik kézre. Használhatsz egy excel táblát vagy projektmenedzsment szoftvert, a lényeg, hogy kövesd az eseményeket.

Fontos, hogy ne érezz folyamatos stresszt, így fogadd el, hogy nem mindig tudsz mindent aznap megoldani, holnap is van nap. Illetve, ha lehet, akkor (hallgass az anyukámra és) egyszerre mégis csak egy dolgot csinálj. ​​​​​​

Ha tetszett a bejegyzés, gyere vissza máskor is vagy kövess minket a közösségi médiában!

LinkedIn / Facebook / Instagram

www.morpho.hu