Nem újkeletű a home office intézménye (van olyan kollégánk, aki már csak így tud hatékonyan dolgozni), de tartós otthoni munkavégzésre a többség eddig nem rendezkedett be. A saját környezetünkben kell kialakítani a professzionális feladatellátáshoz szükséges körülményeket. Miután (remélhetőleg) ez az időszak véget ér, nagyon hasznos tanulságokat vonhatunk majd le mindannyian, munkavállalók és a munkáltatók is.

De addig is, mivel tudjuk még hatékonyabbá tenni az otthoni munkát? Home office-ban még fontosabbá válik a szervezettség, és hogy felelőségteljes, ráadásul megfelelő döntéseket hozzunk a munkaszervezést illetően. Tehát különbséget kell tudjunk tenni, hogy mi számít sürgősnek, és mi számít igazán fontosnak – mert nagyon nem mindegy.

Ebben a kérdésben egy emberhez fordulhatunk, nem is akárkihez. Az Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight D. Eisenhower híres volt időgazdálkodási módszereiről, mert képes volt mindent a kellő módon és a kellő időben elintézni. A róla elnevezett Eisenhower Mátrix (maga a módszer felállítása Stephen Covey író nevéhez fűződik és emiatt lett világhírű) segítségével rendszerezzük teendőinket és utána döntsünk a megvalósításukról. Ezzel a módszerrel lényegében két tulajdonság szerint osztályozzuk a feladatokat: fontosság és sürgősség, amiket egy négy részes mátrixba helyezünk el.

Hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy mindent azonnal meg kell oldanunk. De ez tévedés, inkább azt kell végiggondolni, hogy mikor érdemes végrehajtani azt, ami fontos, de nem sürgős. Azt kell mérlegelni, hogy mi az, amit érdemes elvégezni, mielőtt még sürgőssé válnának.

1. FONTOS ÉS SÜRGŐS: Ez a legfontosabb eleme a mátrixnak, ezt kell jól behatárolni. Itt mindent el kell végezni azonnal, nem opció a halasztás! Ezek a feladatok azonnali reakciót igényelnek, mert lehet például, hogy más munkafolyamatokat gátolnak. Amennyiben figyelmen kívül hagyjuk, annak bizony súlyos következményei lehetnek. (pl.: azonnali kérés ügyféltől, javítás stb.)

2. FONTOS, DE NEM SÜRGŐS: Ez a csoport igényel általában tapasztalatot és lényeglátást, illetve a big picture érzéket. Olyan feladatok, amelyek hosszútávon nélkülözhetetlenek és lényeges, hogy megfelelő mennyiségű és persze minőségű időt szánjunk rá. A trükk pedig az, hogy ennek bizony határidőt kell szabni, mert gyakran becsapós, hogy még ezt majd csak később kell megcsinálni. (pl.: előadások készítése, oktatások stb.)

3. SÜRGŐS, DE NEM FONTOS: Itt főként a vezetői szemléletet kell elővenni, hogy súlyozni tudjuk a delegálható és a nem delegálható feladatok mennyiségét. Ezek általában olyan munkafolyamatok, amik relatíve kevés hozzáadott értéket igényelnek. Ezeket csupán minél előbb le kell tudni. (pl.: jegyek foglalása utazáshoz, e-mailek megválaszolása stb.)

4. NEM FONTOS ÉS NEM SÜRGŐS: Egyszerűen felejtsd el. Ennél kimondhatjuk bátran, hogy az időrabló aktivitások, bár mindig tudunk rá választ adni, miért csináljuk meg. Ebben a csoportban tulajdonképpen mindazon cselekvések vannak, amik kitöltik az idődet (pl.: felesleges telefonhívások, közösségi média stb.)